Необходимые для государственной регистрации прав документы (за исключением актов органов государственной власти и актов органов местного самоуправления, а также актов судов, установивших права на недвижимое имущество) представляются не менее чем в двух экземплярах, один из которых (подлинник) после государственной регистрации прав должен быть возвращен правообладателю (абз. 4 п. 5 ст. 18 Закона о регистрации), то есть представляются подлинники и копии.

Исключение составляют:
• акты органов государственной власти и актов органов местного самоуправления;
• акты судов, установивших права на недвижимое имущество;
• документы, выражающие содержание сделок и являющиеся основанием для государственной регистрации (например, договор купли-продажи).

Отсутствие копии документа, необходимого для государственной регистрации, является нарушением Закона о регистрации. Зачастую данный факт является основанием для приостановления государственной регистрации. Кроме того, если на государственную регистрацию представлена копия, не заверенная нотариально, государственная регистрация также приостанавливается.

Как избежать приостановлений государственной регистрации и сэкономить на нотариальном заверении копий?

14 сентября 2006 года Приказом Минюста России от № 293 был утвержден Административный регламент исполнения государственной функции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее — Административный регламент).

Согласно Административному регламенту (п. 82) специалист, ответственный за прием документов, сличает представленные экземпляры оригиналов и копий документов (в том числе нотариально удостоверенные). Если представленные копии документов нотариально не заверены, данный специалист, сличив копии документов с их подлинными экземплярами, выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов и предлагает заявителю заверить надпись своей подписью.

Данное положение позволяет сдать на государственную регистрацию подлинник и обычную светокопию документа, сэкономить время и деньги .